1. Einleitung

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Software-Portal IT-SoftWerk (nachfolgend „Portal“). Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

2. Verantwortlicher

Pflegewerk Managementgesellschaft mbH
Wisbyer Str. 16/17
10439 Berlin

Kontakt:
Tel.: 030 - 396 005 10
Fax: 030 - 396 005 25
E-Mail: info(at)pflegewerk.com
Web: www.pflegewerk.com

3. Datenschutzbeauftragter

Sofern ein Datenschutzbeauftragter benannt ist, erreichen Sie diesen unter:
[Name/Abteilung] · [E-Mail] · [Telefon]
(Platzhalter bitte mit den echten Angaben ersetzen.)

4. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Bei der Nutzung des Portals können – je nach Berechtigung und Nutzung – folgende Daten verarbeitet werden:

• Account-/Login-Daten: Benutzerkennung, Name, Vorname, E-Mail-Adresse, ggf. Abteilung/Rolle
• Nutzungsdaten: aufgerufene Inhalte, Suchbegriffe, Filter, Download-Historie (z. B. Anzahl/Datum)
• Programmdaten (administrativ): zugewiesene Kategorien/Plattformen, interne Dateiablagepfade, Metadaten
• Protokolldaten (Server-Logs): IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene URL, User-Agent, Referrer (falls übermittelt)
• Sicherheitsdaten: Session-IDs, CSRF-Token (technisch erforderlich)

5. Zwecke der Verarbeitung

• Bereitstellung des Portals und seiner Funktionen (Suche, Filter, Download-Übersicht)
• Authentifizierung, Zugriffskontrolle und Berechtigungsmanagement (Abteilungen/Rollen)
• IT-Compliance und Nachvollziehbarkeit (z. B. Download-Zähler, Aktualisierungen)
• IT-Sicherheit, Missbrauchsprävention, Fehleranalyse (Server-Logs)
• Wartung, Betrieb und Optimierung des Portals

6. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt – abhängig vom Einzelfall – auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung / vorvertragliche Maßnahmen), soweit das Portal zur Erfüllung interner Support-/IT-Leistungen genutzt wird
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse), insbesondere für IT-Sicherheit, Stabilität, Missbrauchsprävention und Nachvollziehbarkeit
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung), soweit Aufbewahrungspflichten oder Sicherheitsanforderungen bestehen

7. Empfänger / Auftragsverarbeitung

Eine Weitergabe an Dritte erfolgt grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung des Portals erforderlich ist (z. B. Hosting/IT-Dienstleister) oder eine rechtliche Verpflichtung besteht. Sofern externe Dienstleister im Auftrag tätig werden, erfolgt dies auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

Hosting/Technik (bitte ausfüllen):
[Provider / Rechenzentrum / Land] · [Kontakt] · [AVV vorhanden: Ja/Nein]

8. Drittlandübermittlung

Eine Übermittlung in Drittländer (außerhalb EU/EWR) findet nur statt, wenn dies im Rahmen eingesetzter Dienste zwingend erforderlich ist und geeignete Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln) bestehen. Im Portalbetrieb sollte dies nach Möglichkeit vermieden bzw. transparent dokumentiert werden.

9. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die Zwecke erforderlich ist:

• Account-/Stammdaten: für die Dauer der Nutzerberechtigung; Löschung/Anonymisierung nach Deaktivierung gemäß interner Richtlinie
• Download-/Nutzungsdaten: gemäß interner IT-/Compliance-Richtlinie (z. B. 6–12 Monate), sofern nicht länger erforderlich
• Server-Logs: typischerweise 7–30 Tage (abhängig von Sicherheitsanforderungen)
• Backups: entsprechend Backup-Zyklus; Löschung nach Überschreibung/Retention

10. Cookies / Sessions

Das Portal nutzt technisch notwendige Cookies/Sessions (z. B. Login-Session, CSRF-Schutz). Diese sind für den Betrieb und die Sicherheit erforderlich. Ein Tracking zu Marketingzwecken findet im Regelfall nicht statt.

11. Server-Logfiles

Zur Sicherstellung des technischen Betriebs und der IT-Sicherheit werden Zugriffe in Server-Logfiles protokolliert (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt, URL, Statuscode). Die Verarbeitung erfolgt auf Basis unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

12. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben – im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen – folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

13. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

14. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten gegen Verlust, Manipulation und unberechtigten Zugriff zu schützen (z. B. Zugriffskontrollen, Rollen/Berechtigungen, Protokollierung, Transportverschlüsselung, CSRF-Schutz).

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an rechtliche Anforderungen oder technische Änderungen des Portals anzupassen.

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